Schrijf een klantvriendelijke out of office-reply

Je werk is afgerond, overgedragen aan een collega of doorgeschoven tot na je vakantie, het is bijna jouw beurt om op vakantie te gaan! Eerst nog even je out of office-reply instellen.

Grote kans dat je mailbox gewoon gevuld wordt tijdens je vakantie. Misschien heb je al out of office-replies van klanten of collega’s ontvangen. Niets is frustrerender dan te lezen dat de ontvanger van wie je had gehoopt een antwoord te krijgen “Van 18 juli tot en met 8 augustus NIET aanwezig is en NIET in staat is je e-mail te beantwoorden. Je mail wordt tijdens deze periode NIET gelezen”. Behalve dat het onvriendelijk is, bezorgt het je klanten ook overlast.

Help je klanten vooruit en schrijf een klantvriendelijke en professionele out of office-reply of afwezigheidstekst. Lees hier de tips:

1. Maak het instellen van je afwezigheidstekst niet de sluitpost van je week, maar zet je out of office één dag voor je laatste werkdag aan. Voordeel: je wordt je laatste werkdag minder gestoord.
2. Verleng in je tekst je vakantieperiode kunstmatig met 1 dag. Zo rekenen mensen er niet op dat je gelijk op je eerste werkdag hun mail beantwoordt en heb je de tijd om op te starten en je inbox bij te werken.
3. Formuleer je tekst positief en verplaats je in de lezer. Je opdrachtgevers, collega’s, klanten, leveranciers willen niet lezen dat je twee weken of langer niet aanwezig bent en niet in staat bent om de mail te beantwoorden, of dat je mail niet wordt doorgestuurd. Zij willen graag nuttige informatie hebben die ze verder kan helpen.

Dit zet je er in:

• Wanneer je weer terug bent
• Wie je eventueel vervangt voor zaken die niet kunnen wachten
• Contactgegevens van degene die je vervangt

Zo zou je tekst eruit kunnen zien:

Onderwerp: Op vakantie tot 8 augustus.

“Op 8 augustus ben ik terug van vakantie en lees ik mijn e-mails weer. Heb je een dringende vraag die voor 8 augustus beantwoord moet worden? Mijn collega Henk de Vries helpt je graag. Je kunt hem bereiken via (telefoonnummer) of (e-mailadres)”  

4. Vervang het standaard onderwerp out of office autoreply door een duidelijk onderwerp.
5. Zet een reminder in je agenda dat je je out of office-reply weer uitzet op de tweede werkdag na je vakantie.

Hoe je je afwezigheidsassistent of out of office-reply in Outlook instelt, lees je hier.

Maak met je collega’s duidelijke afspraken over je bereikbaarheid. Bedenk dat je je vakantie echt nodig hebt om op te laden. Geef als het even kan jezelf het recht op onbereikbaarheid. Geniet met volle teugen!