Multitasken of switchtasken gaat ten koste van productiviteit
Volle mailbox
Teveel e-mail? Zo blijf je je mailbox de baas!
22 maart 2018
Ruim je hoofd op voor je op vakantie gaat
11 juli 2018
Toon alles

Minder multitasken, meer tijd!

Multitasken

Je hebt van die dagen… Je bent constant aan het multitasken, je loopt achter met je mail checken, je wordt continu gestoord door collega’s die bij je aankloppen met een vraag, door je telefoon die aangeeft dat je gemiste oproepen hebt, de vergadering loopt uit en je kunt alleen maar denken aan wat je allemaal nog moet doen. En ondertussen – is er weer een dag voorbij.

Omdat je het zo druk hebt, probeer je zoveel mogelijk dingen efficiënt aan te pakken; terwijl je collega je wat vraagt, typ je ondertussen een e-mail, tijdens de vergadering check je even je mail, en terwijl je in de auto naar een afspraak rijdt, werk je een paar telefoontjes af. Verdwijnt je stressgevoel hierdoor of voel je je aan het eind van de dag voldaan omdat je zoveel gedaan hebt? Nee, integendeel, je voelt je uitgeblust en waar is de controle over je dag?

Meer dan één ding tegelijk doen, multitasken, heeft alles te maken met gebrek aan effectiviteit en eist zijn tol op het gebied van productiviteit. Multitasking is van oorsprong een computerterm, en wordt als volgt beschreven door Wikipedia: “Multitasking is een methode om één processor schijnbaar meerdere taken (programma’s of delen daarvan) tegelijkertijd te laten uitvoeren (zie ook gedistribueerd programmeren). Het besturingssysteem wisselt zeer snel tussen de verschillende actieve programma’s.” (Bron: Wikipedia)

Dief van je tijd

Het woord “schijnbaar” laat zien dat zelfs een processor niet meerdere taken tegelijkertijd kan uitvoeren. Wat het besturingssysteem doet als het schijnbaar meerdere taken tegelijkertijd uitvoert, doen onze hersenen ook. Ze schakelen tussen twee taken. Multitasking is in feite switchtasking. En switchen van het een naar het ander kost tijd.

Onze hersenen kunnen niet twee denktaken tegelijkertijd uitvoeren, ze werken serieel. De wissel van de ene naar de andere taak kost onze grijze massa 0,7 seconde. In die fractie van een seconde gebeurt er niets in ons brein. De hersenen kunnen geen input en output verwerken. Dit lijkt geen probleem, maar dit kan precies genoeg zijn om op je voorganger te botsen als je even op je telefoon kijkt terwijl er voor je hard geremd wordt.

Stel je voor. Je zit je achter je laptop te werken en er komt een collega binnen. Je wordt onderbroken. Terwijl je de zin nog even af typt, steekt je collega al een betoog af. Je stopt met typen en luistert naar je collega. Ondertussen wil je het liefst zo snel mogelijk verder werken, want je was gefocust bezig. Je bent niet met je volledige aandacht bij het verhaal van je collega. Je beantwoord hem snel en richt je aandacht weer op je laptop. Waar was je ook alweer gebleven? Het duurt even, en je kunt weer verder.

Je bent net weer lekker aan het werk, als er een melding op je telefoon binnen komt. Een bericht in de groeps-WhatsApp van je afdeling. Even kijken en besluiten dat je er later op gaat reageren, kost je weer een paar minuten voordat je met je aandacht in het stuk bent dat je aan het schrijven was.

De kosten van switchtasken

Het mentale switchen tussen taken doet ons geen goed: in plaats van dat het tijd bespaart, is het een kostenpost. Het kost tijd, het is minder efficiënt, we maken meer fouten en na verloop van tijd wordt het een energieslurper. Hoe gecompliceerder de taak waarmee je bezig was voordat je werd onderbroken, hoe langer het duurt voordat je de draad weer op kunt pakken. Doordat ons brein meer brandstof verbruikt bij het schakelen van de ene naar de andere taak en weer terug, voelen we ons aan het eind van de dag uitgeput.

Hoe goed kun jij multitasken?

Neem de proef op de som en test jezelf. Nodig: pen, papier en een timer.

1.Start de timer en schrijf op: ik kan goed multitasken.
Schrijf daaronder: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 en stop de timer.

2.Vervolgens schrijf je beide regels nog eens op, maar nu wissel je af tussen 1 letter en 1 cijfer. Dus je schrijft een ‘i’ en op de regel eronder een ‘1’, dan een ‘k’ en daaronder een ‘2’, enz.

Vergelijk de tijd die je nodig hebt voor de tweede oefening waarbij je letters en cijfers afwisselt. Niet alleen heb je er waarschijnlijk langer over gedaan, je hebt waarschijnlijk ook gevoeld dat je haperde, extra na moest denken en misschien wel correcties hebt gemaakt omdat je de verkeerde letter of een verkeerd cijfer opschreef. Je hebt gevoeld dat dit je extra energie, tijd en kwaliteit kost.

Tips om te singletasken en productief te werken

Gebruik deze concrete tips om te singletasken en écht geconcentreerd aan één taak te kunnen werken:

  • Probeer afleiding van anderen te voorkomen. Zet alle mogelijke meldingen en herinneringen uit. Gebruik de “niet storen” modus op je telefoon. Je ontvangt dan geen meldingen en berichten, en de afzender wordt daarover geïnformeerd. Geef in de autoreply tekst bijvoorbeeld aan hoe laat je je mail en berichten weer leest.
  • E-mail is één van de grootste afleiders. Plan e-mail tijd in. Check je mail twee tot drie keer per dag en beslis gelijk wat er met iedere mail moet gebeuren. Zet je e-mailmeldingen uit. Dan blijft e-mail een tool voor jou om je werk effectief te doen, in plaats van dat jij de slaaf van je e-mail wordt.
  • Om te voorkomen dat je zelf afleiding zoekt, kun je werken met de Pomodoro techniek. Zet de timer op 25 minuten en werk naar deze deadline toe. Neem vervolgens 5 minuten pauze. Je brein kan weer opladen en je kunt weer optimaal werken. (zie ook https://focusoporde.nl/5-manieren-voor-een-productieve-werkdag/)
  • Spreek tijdens vergaderingen of een persoonlijk gesprek af dat telefoons niet op tafel worden gelegd. De aandrang om even te kijken als er een melding binnenkomt, is te groot om te weerstaan. Bedenk dat het switchen van aandacht tijd kost. Dit gaat ten koste van de duur van de vergadering en de tijd van anderen.
  • Laat mensen met wie je werkt weten wanneer je tijd voor ze hebt. Als mensen weten wanneer je beschikbaar voor ze bent, word jij niet gestoord tijdens je focustijd en krijgen zij daarna jouw onverdeelde aandacht. Win-win!

Bronnen:
The myth multitasking https://www.psychologytoday.com/intl/blog/creativity-without-borders/201405/the-myth-multitasking

Ik2 – de beste versie van jezelf, Margriet Sitskoorn,  hoogleraar Klinische Neuropsychologie aan de Universiteit van Tilburg

Multitasken bestaat niet – Dave Crenshaw