Heb je een overvolle mailbox? Met deze tips krijg je minder e-mails.
Productieve werkdag
5 manieren om méér uit je werkdag te halen
23 februari 2018
Multitasken
Minder multitasken, meer tijd!
29 mei 2018
Toon alles

Teveel e-mail? Zo blijf je je mailbox de baas!

Volle mailbox

Wordt je werkdag ook regelmatig geregeerd door je mailbox? Niet gek, als je weet dat je op een willekeurige werkdag op kantoor 50 tot 100 nieuwe mailtjes ontvangt. Het wegwerken van e-mails kost meer dan 2 uur per dag en geeft je soms het gevoel niet meer aan je eigenlijke werk toe te komen.

Een groot deel van de kantoorwerkers raakt gestrest door de stortvloed aan e-mails. Wat kun je doen om je mailbox te beteugelen? Naast methodes om je e-mail efficiënt te verwerken,  zodat je tijd overhoudt voor je echte werk, is het goed om de constante instroom in te dammen. Hiermee verhoog je je productiviteit en verminder je stress.

Hoe zorg je ervoor dat je minder werkmails ontvangt?

Een bedrijf in Londen trainde 7 managers om het gebruik van e-mail te verminderen. Binnen drie maanden was de totale e-mail uitstroom van dit team met 54% verminderd. Opmerkelijker is dat de e-mailoutput van de 73 medewerkers van het bedrijf ook afnam, terwijl zij geen uitleg of training hadden gekregen. Bovendien was deze afname nog groter: 64%! Dit vertaalde zich in 7% meer productiviteit.

Een belangrijke reden waarom onze mailbox zoveel tijd in beslag neemt, is dat we weinig controle hebben over hoeveel berichten we ontvangen. Maar wat we wel kunnen beïnvloeden, is hoeveel berichten we versturen en hoe we dat doen.  Ontvang minder mails in 4 stappen:

  1. Verstuur minder mails

Denk bij iedere e-mail: “moet ik deze mail wel sturen?” E-mail is niet altijd de juiste vorm van communicatie om de taak efficiënt uit te voeren. Zeker als er sprake is van een discussie, emotie of spoed is het beter om de persoon in kwestie te bellen of face-to-face te spreken. In een telefoongesprek hoor je onmiddellijk of de boodschap goed is overgekomen en in een gesprek over complexe of dringende zaken voegen gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal meer informatie toe aan een gesprek.

  1. Beperk het aantal ontvangers van een mail

Bedenk dat je voor iedere mail die je stuurt er vaak weer minstens twee ontvangt. Dit aantal loopt op wanneer je veel ontvangers toevoegt aan je mail. Even een rekenvoorbeeld:

Stel, je stuurt een mail naar één rechtstreekse ontvanger en naar zes personen als CC-ontvanger. Als behalve de ontvanger ook 3 CC-ontvangers met ‘reply to all’ reageren op je mail, ontvangen 7 mensen al 5 mails. Neem 5 minuten per mail die het je kost aan leestijd, afleiding, verlies aan concentratie bij wat je aan het doen was, en je mail heeft bijna 3 uur aan werktijd gekost.

  1. Laat je mailprogramma voor je werken

Beheers de instroom in je postvak IN door het gebruik van wizard regels in Outlook of het gebruik van filters in Gmail. Op deze manier kun je bijvoorbeeld nieuwsbrieven automatisch in een aparte map laten binnenkomen. Noem deze map ‘leesvoer’ of ‘nieuwsbrieven’ en blader het eens per week door.

Als je veel mails in je mailbox ontvangt waarin je als CC-ontvanger vermeld staat, kun je deze mails rechtstreeks in een CC-map laten bezorgen. Of laat spam waarbij  de afmeld- of unsubsribe-link niet werkt, via een regel rechtstreeks naar de verwijderde items verplaatsen. Zo wordt je mailprogramma je Personal Assistant.

  1. Schrijf duidelijke mails

Uit een onderzoek bleek dat slechts 20% van de verzonden mails in een organisatie de gewenste uitwerking had. Dit waren de mails met een duidelijke vraag die snel en volledig te beantwoorden was. De andere 80% van het e-mailverkeer viel onder de categorie “verspilling”: nutteloze opmerkingen, mails met nadere uitleg, mails met jojo-effect zoals ‘bedankt’, ‘graag gedaan’, ‘fijn weekend’ en ‘jij ook’.

Een mail is effectief als je in de onderwerpregel schrijft waar de mail over gaat, je één onderwerp per mail behandelt en de mail lekker kort en krachtig houdt. Maak in de eerste zinnen duidelijk welk resultaat je verwacht van de lezer van je mail.